Hinweise zum Datenaustausch

Verwaltungsrechner können besonders sinnvoll eingesetzt werden, wenn sie den Datenaustausch mit anderen Behörden unterstützen:

,,Da die Nutzung eines PC in der Verwaltung der Schulen nur dann sinnvoll ist, wenn dadurch auch organisatorische Vorteile erzielt werden, sollten die im PC gespeicherten Daten auch außerhalb ... nutzbar sein.``¹²³

Allerdings stellt sich die Frage, auf welche Art und Weise die Datenübergabe stattzufinden hat: Während früher der Datenträgeraustausch (per Diskette) fast der einzig gangbare Weg war, kam bald die Forderung nach Nutzung von Mailboxen und ähnlichen DFÜ-Systemen auf. Heute ist das zeitgemäße Medium ein Rechnernetz, entsprechende Bemühungen zum Einsatz des Internet als Kommunikationsplattform werden im Projekt EPoS unter Berücksichtigung von Sicherungsmaßnahmen unternommen, vgl. Abschnitt 2.9, S. [*].

Hier nun exemplarisch die akribische Regelung für den Versand von Disketten:

,,Bei der Weitergabe besonders sensibler Daten ... per Diskette sollte der Versand nur per Wertbrief erfolgen``¹²⁴,

bzw. im Vorschlag zur Umsetzung in eine Dienstanweisung, der auch eine Vorgabe zur Beschriftung von Disketten beinhaltet:

,,Die Versendung von Datenträgern mit personenbezogenen Daten an Dritte soll in der Form des Wertbriefes oder durch Boten erfolgen.``¹²⁵

,,Datenträger sind mit einem Aufkleber zu versehen, der mindestens folgende Angaben enthält:

• Bezeichnung der Schule/des Seminars
• Beschreibung der Art der gespeicherten Daten
• Hinweis, ob es sich um ein Original oder eine Kopie handelt
• Datum der Erfassung der Daten bzw. der letzten Änderung sowie
• die Benennung der für den Datenträger verantwortlichen Person.``¹²⁶

Während sensible, schriftliche Daten also per Wertbrief versandt werden sollen, entspricht der Mailversand im Internet am ehesten dem Verschicken einer Postkarte. Jeder Beteiligte kann den Inhalt lesen. Dies macht deutlich, wie dringend erforderlich geeignete Verschlüsselungsmaßnahmen sind.